Datenschutz, Rechtliches & AGB

Mit der Verwendung von ProTimer® Easy oder einer der verschiedenen Varianten anerkennen Sie folgende Ausführungen.

Anmerkung: Wenn nicht explizit steht, um welches Datenschutzgesetz (DSG) es sich handelt, gelten entweder das aktuelle DSG bzw. das ab dem 01.09.2023 verpflichtende neue Datenschutzgesetz (revDSG, PDF des neuen revDSG).

ProTimer® Software und Apps

Verantwortlichkeit

Für den korrekten Umgang mit dem DSG ist ausschliesslich unser Kunde bzw. der Datenschutzverantwortliche des Kunden verantwortlich. Die ProTimer GmbH bzw. deren Mitarbeiter machen keine Bearbeitung der Daten ausser der nächtlichen, automatisierten Berechnung der verschiedenen Saldi. Im Folgenden sind einige Punkte aufgeführt, die uns als SaaS-Anbieter (*) betreffen und die wir klarstellen, als auch Punkte, die wir unseren Kunden nahelegen. (* hier eine Erklärung, was SaaS bedeutet und beinhaltet (Wikipedia). Der Abschnitt über das DSGVO gilt für uns nicht, s. Abschnitt “Geographische und rechtliche Einschränkung”)

Machen Sie alle Mitarbeiter auf das neue Datenschutzgesetz (revDSG) ab dem 01.09.2023 aufmerksam und informieren Sie Ihre Mitarbeiter, dass ProTimer® eine SaaS-Anwendung in der Cloud ist und die Daten der Mitarbeiter in dieser Anwendung verwaltet werden.

Die ProTimer GmbH ist lediglich Anbieter dieser SaaS-Lösung und für die Erbringung einer bestmöglich geschützten Lösung zuständig. Für die Daten selber ist die ProTimer GmbH nicht verantwortlich. Wird auf Seiten der ProTimer GmbH ein Datenschutzleck gefunden, wird die ProTimer GmbH gemäss Gesetz ab 01.09.2023 den EDÖB (Eidgenössische Datenschutz- und Öffentlichkeitsbeauftragte) sofort und umgehend informieren und dementsprechende Massnahmen bis hin zur Schliessung des Zugangs zum ProTimer® eines, mehrere oder aller Kunden wahrnehmen. Wird von Seiten unserer Kunden ein Datenschutzleck innerhalb von ProTimer® gefunden, für welches die ProTimer GmbH verantwortlich wäre, muss dieses sofort der ProTimer® GmbH gemeldet werden und wir geben diese Informationen umgehend an den EDÖB weiter. Die Entscheidung, ob der Kunde selber eine Meldung an den EDÖB macht, muss durch den entsprechenden Datenschutzverantwortlichen des Kunden entschieden werden. Wird ein solches Leck auf Seiten des Kunden gefunden, für das die ProTimer GmbH nicht verantwortlich ist, muss der Kunde umgehend den EDÖB informieren.

Geographische und rechtliche Einschränkung

Unsere Software ist ausschliesslich für den Schweizer Markt konzipiert und deckt auch ausschliesslich die Gesetzgebung der Schweiz ab und die Daten werden ausschliesslich in der Schweiz gespeichert und verarbeitet. Als Unternehmen, dass lediglich und ausschliesslich innerhalb der Schweiz kommerziell operiert, unterstützen wir die DSGVO nicht.

Sollten unsere Kunden (d.h. der Arbeitgeber) Mitarbeiter aus dem europäischen Ausland haben, so sind die Kunden selber zuständig, entsprechende Abklärungen über den Datenschutz dieser Mitarbeiter zu machen. Gemäss unseren Informationen (nicht rechtlich geprüft) gilt für ausländische Mitarbeiter, die in der Schweiz bei einer in der Schweiz registrierten Firma angestellt sind, nur das schweizerische Recht (DSG) und nicht die Europäische DSGVO. Es könnte sich jedoch bei einer Arbeit im Homeoffice im Ausland bzw. bei Arbeit im Ausland wieder anders verhalten, sofern es sich nicht um einen Schweizer Staatsbürger handelt. Auch hier ist der eigene Datenschutzverantwortliche des Kunden zuständig, um den Sachverhalt abzuklären. Wir als ausschliesslich in der Schweiz arbeitender Anbieter dieser SaaS-Lösung werden keine Auftragsbearbeitungsverträge oder ähnliches unterschreiben, da wir keine Bearbeitung der Daten manuell durchführen.

Verwaltung der Daten

Wichtig ist, dass jeder unserer Kunden eine eigene Umgebung hat. Wir haben weder ein Mandanten-System und daher auch nicht mehrere Kunden in einer Datenbank bzw. auf dem gleichen Server-Verzeichnis, noch können andere Benutzer bei geeignetem Passwortschutz auf ProTimer® eines anderen Kunden zugreifen und dies auch nicht aus Versehen. Im Übrigen geben wir allfällige Daten nur auf Gerichtsbeschluss eines Schweizer Gerichts bekannt, da wir kommerziell nur in der Schweiz tätig sind.

Sicherheit

Wir weisen explizit auf folgendes hin: Die Datenübertragung kann im Internet (z.B. der Zugriff auf unsere Administrations-Software, der Transfer bei der App oder bei der Kommunikation per E‑Mail) Sicherheitslücken aufweisen. Ein lückenloser Schutz der Daten vor dem Zugriff durch Dritte ist nicht vollumfänglich möglich (z.B. Viren oder Trojaner auf dem Kunden-PC). Auf unserer Seite wird jedoch alles Erdenkliche vorgenommen, damit der höchstmögliche Schutz verfügbar ist. Durch die SSL-Verschlüsselung ist das Abgreifen bzw. Mitlesen von Daten unterbunden.

Der Zugriff auf die Administrationssoftware und die Daten im Allgemeinen ist durch ein mindestens sechsstelliges Passwort geschützt, bei welchem wir die Sicherheitsstärke bei der Eingabe angeben. Je länger das Passwort ist und je mehr Sonderzeichen, Zahlen oder Gross- und Kleinschreibung es in Kombination hat, umso besser geschützt ist der Zugriff. Für ein sicheres Passwort ist wiederum der Anwender zuständig. Um noch besser geschützt zu sein ist auch eine Zwei-Faktoren-Authentifizierung (2FA) möglich, die wir für die Administrationssoftware sehr empfehlen.

Wir weisen darauf hin, dass der Administrations-Mitarbeiter nach Beendigung der Administration sich unbedingt aus ProTimer® abmelden soll. Dies wird dadurch erreicht, dass oben links im Menü auf Home und dann Abmelden geklickt wird. Eine weitere Möglichkeit ist das Schliessen des gesamten Browsers. Lediglich einen Tab (Reiter bzw. Register) zu schliessen löscht nicht alle Daten und ein neues Login könnte ohne Zugangsdaten gemacht werden.

Die Verwendung des vierstelligen Zahlencodes bzw. dessen Schutz für das Ein- und Ausstempeln am Touch-Terminal, aber auch für den Zugriff auf die Smartphone-Apps bzw. für das Nachschauen der Daten in der Terminal-App oder beim Web-Portal liegt beim Mitarbeiter. Er ist alleinig dafür verantwortlich, welchen Code er erfasst und dass dieser gut geschützt ist. Sowohl wir als SaaS-Anbieter als auch die Firma (Arbeitgeber) kann diesen Code nicht vergeben. Der Mitarbeiter muss schriftlich darauf hingewiesen werden.

In der Administrationssoftware können auch private Daten wie AHV-Nummer, Geburtsdatum, Lohndaten, etc. hinterlegt werden, die für einzelne Bereich wie Lohnbuchhaltung oder Ferienanspruch-Berechnung nötig oder sogar gesetzlich Pflicht sind. Dafür sind unsere Kunden selber zuständig und verantwortlich und müssen die Mitarbeiter informieren, sofern dies das DSG verlangt. Bzgl. Sicherheit gelten ebenfalls obige Aussagen.

Es ist auch möglich, Administratoren mit weniger Rechten (sogenannte System-Administratoren) zu definieren. Wir empfehlen, dass diese Administratoren weniger Rechte erhalten als normale Administratoren (z.B. keine Ansicht der Mitarbeiterdaten). Dies kann in unserer Software eingestellt werden. Dafür ist wiederum der Kunde bzw. die Administratoren des Kunden zuständig. Wir unterstützen unsere Kunden hier gerne, damit ein ausgewogener Zugriff erfolgen kann.

Grundsätzlich müssen die personenbezogenen und schutzwürdigen Daten innerhalb der Software vorhanden sein, um die gesetzliche Vorgabe der Zeiterfassung (ArG Art. 46, ArGV1 Art. 73) zu erfüllen. Für nicht nötige Daten ist der Kunde verantwortlich. Gemäss Art. 20, Abs 1, b) revDSG (ab 01.09.2023) besteht keine Informationspflicht, wenn diese Daten für eine Bearbeitung, die gesetzlich vorgeschrieben ist, gesammelt und gespeichert werden müssen (obiger Link zu https://datenschutz.law, rechte Seite Botschaft). Bitte klären Sie das intern mit Ihrem Datenschutzverantwortlichen ab, ob trotzdem die Informationspflicht besteht.

Hosting

Unsere Kunden (Firmen) können lediglich über die Software bzw. Administrations-Oberfläche Zugriff nehmen. Die Weitergabe von Daten innerhalb des Kundenzugriffs liegt vollumfänglich bei den Kunden und diese sind ebenfalls für den Datenschutz gemäss DSG auf Ihrer Seite zuständig und verantwortlich.

Der Server, auf dem die Daten gespeichert werden, wird ausschliesslich von uns verwendet und wird in der Schweiz betrieben. Die Verwaltung der Server (Server, Sicherheit) obliegt der Firma Hostpoint AG, Rapperswil, welche ebenfalls swiss made software & swiss hosting-Mitglied ist und das nötige Wissen bzgl. Schutz und Sicherheit bei der IT-Infrastruktur aufweist. Nur wir und Hostpoint als Hosting-Anbieter haben direkten Zugriff auf die Server-Daten. Zwischen der Hostpoint AG und der ProTimer GmbH besteht ein Vertrag, in dem sich die Hostpoint AG verpflichtet, den Datenschutz vollumfänglich zu gewährleisten.

Für den fachgerechten Support ist der Zugriff durch unsere Mitarbeiter als auch in beschränktem Umfang von Hostpoint nötig. Die Daten werden von uns in keinster Art und Weise weitergegeben und es gilt intern bei der ProTimer GmbH ebenfalls eine vollumfängliche und strikte Schweigepflicht. Daten werden ausschliesslich im direkten Austausch mit dem Kunden (über Fernwartung auf dem PC des Kunden) verändert, sofern dies nötig ist. Eine Bearbeitung der Daten ausserhalb dieses Supportes bzw. ohne direkte Einbindung des Kunden findet nicht statt.

Gleichzeitig benötigen wir teilweise für nicht lösbare Fehler durch unseren Front-Support (1st-Level-Support), die dem 2nd-Level-Support zugeteilt werden oder teilweise auch für Weiterentwicklungen eine Kopie einer spezifischen Kunden-Datenbank. Bei einer solchen Kopie wird die entsprechende Datenbank auf einen gesicherten, lokalen PC geladen und nur dort verwendet. Ein Austausch der Daten zu irgendeinem Drittanbieter oder eine andere Weitergabe findet in keinem Fall statt. Ebenfalls werden keine Daten verarbeitet bzw. die Datenbank wird nicht manipuliert oder in das produktive System zurückgespielt.

Unsere Kunden müssen dies allen Mitarbeitern ausdrücklich mitteilen.

Administratives

Für die Datenhaltung sind unsere Kunden selber zuständig. Die Kunden können schriftlich bei uns eine kostenpflichtige Löschung verlangen, nicht jedoch die Mitarbeiter der Kunden. Die Mitarbeiter müssen sich an den Arbeitgeber wenden. Unsere Kunden sind ebenfalls selber für den Datenschutz des aktuellen DSG zuständig.

Im Hinblick auf die Revision des neuen (revidierten) Datenschutzgesetzes (revDSG), welches per 1. September 2023 in Kraft tritt, werden wir in Zukunft nur noch nach genauer schriftlichen Aufforderung Daten unserer Kunden im System verändern bzw. blockweise löschen. Wir akzeptieren weder ein Mail noch ein gescanntes Dokument. Es muss per Einschreiben als Brief bei uns eintreffen. Wir werden daher keine Bearbeitung mehr von unserer Seite her machen, auch nicht aus Kulanz. Die Bearbeitung der Daten liegt ab dem 1. September 2023 ausschliesslich im Bereich der Nutzer (unsere Kunden) bzw. deren Administratoren bzw. der Mitarbeiter, welche die Daten erfassen oder verändern.

Auskünfte und Supportanfragen

Auskünfte werden ausschliesslich an die uns gemeldeten Personen gegeben. Selbst ein Geschäftsleitungsmitglied erhält keine Auskunft, wenn diese Person bei uns nicht hinterlegt ist. Die Liste ist auf maximal drei Personen limitiert. Bei kleineren Firmen (weniger oder gleich 20 Mitarbeitern) ist die Liste auf zwei Personen limitiert. Änderung von Ansprechpersonen liegen in der Hoheit des Kunden. Wird eine Änderung nicht an uns übermittelt, ist es möglich, dass wir weiterhin Anfragen der uns bekannten Personen beantworten, auch wenn diese nicht mehr zuständig ist.

Wir verwenden für den Support die Software AnyDesk (www.anydesk.ch). Der Ansprechpartner gibt uns den Zugriff frei. Wir von unserer Seite her können nicht einfach auf den PC des Ansprechpartners zugreifen, sondern benötigen einerseits einen neunstelligen Code sowie die manuelle Freigabe. Teams oder Zoom verwenden wir nicht und kann ausschliesslich in Ausnahmefällen verwendet werden (nur in Absprache mit der Geschäftsleitung der ProTimer GmbH).

Aufgrund der Homeoffice-Arbeit und des Daten- sowie Privatschutzes unserer Mitarbeiter ist es den Mitarbeitern nicht erlaubt, eine allfällig vorhandene Webcam einzusetzen. Es wird daher keine Videotelefonie mit uns durchgeführt werden können.

Fehlerhafte Daten und Berechnungen

Die ProTimer GmbH ist bestrebt, alle Daten korrekt zu berechnen und in der Datenbank abzuspeichern. Es ist jedoch möglich, dass Fehlberechnungen oder fehlerhafte Daten durch falsche Eingabe, fehlerhafte Berechnungen, Programmfehler oder Unterbrüche in der Datenübermittlung entstehen können. Wir treffen jedoch alle möglichen Vorsichtsmassnahmen, diese so weit wie möglich auszuschliessen.

Die ProTimer GmbH lehnt für Fehler jede Haftung ab, ausser diese wurden grobfahrlässig von unserer Seite aus verursacht. Die Daten müssen regelmässig durch den Kunden geprüft werden. Wird ein Fehler gefunden, ist der Kunde verpflichtet, diesen umgehend der ProTimer GmbH zu melden. Die ProTimer GmbH ist wiederum verpflichtet, diesen Fehler in einem annehmbaren Zeitraum zu korrigieren.

Log-Dateien, Nachverfolgbarkeit

Seit April 2020 werden alle Daten, die in ProTimer® erfasst werden, geloggt. Spätestens nach 5 Jahren werden die Log-Daten generell und unwiederbringlich gelöscht. Je nach Volumen (grösser als 2 Millionen Log-Datensätze Pro Kunde) können diese schon vor Ablauf gelöscht werden.

Falls überprüft werden soll, welcher Mitarbeiter wann einen Datensatz erfasst, gelöscht oder anderweitig manipuliert hat, kann sich der Kunde an uns wenden. Wir können diese Prüfung gegen Verrechnung von CHF 180.00 pro Stunde, viertelstündlich abgerechnet, jedoch minimal CHF 100.00 durchführen.

Für diese Daten kann keine Löschung beantragt werden, da diese Daten in einer abgegrenzten, geschützten Tabelle, die nicht von aussen zugreifbar sind und nicht für die Verarbeitung von Daten benötigt werden, sondern lediglich dazu vorhanden sind, Fehler oder Manipulationen zu prüfen, die dadurch auch der Datensicherheit dienen. Selbst wenn aufgrund irgendwelcher Gründe ein nicht genehmigter Zugang erfolgen würde: eine direkte Zuordnung von schutzwürdigen Daten ist nur mit Wissen des Aufbaus der gesamten Software möglich und würde ein aufwändiges Reengineering erfordern.

Historie der Supporteinträge

Wir verwenden eine intern entwickelte Liste aller Supporteinträge (Supportliste, interne Ticketliste) sowohl einkommender als auch ausgehender Kommunikation. In dieser Liste ist der Name der anfragenden Person sowie der Inhalt der Kommunikation inkl. Datum und der Dauer abgelegt. Bei telefonischem Support wird der Eintrag mit einem Gedächtnisprotokoll abgelegt, bei Mailverkehr wird das Mail kopiert. Anhänge oder Bilder sind nicht enthalten.

Der Zugriff auf diese Liste ist nur durch die Mitarbeiter der ProTimer GmbH möglich und ist mehrfach geschützt (SSL, Grund-Login, Personen-Login sowie 2FA). Die Daten werden 10 Jahre vorrätig gehalten. Der Kunde kann eine Liste der Inhalte der Kommunikation verlangen, wobei wir diese nur der hauptverantwortlichen Person und nur auf Aufforderung per Briefpost nachkommen werden (Datenschutz, kompromittierte Mails).

Apps

In unseren Apps (ProTimer® Easy Mobile, ProTimer® View und ProTimer® App-Terminal) werden nur Daten verarbeitet, die für den Betrieb der Apps erforderlich sind. Dies sind z.B. der Vor- und Nachname und die Zeit-Stempelungen und Projektdaten (Leistungserfassung). Private Daten wie Adressen, Geburtsdatum, AHV-Nummern, etc. werden nicht in den verschiedenen Apps gespeichert. Je nach Freigabe durch den Kunden können aber zumindest Lohnblätter oder auch Spesenbelege und Zeitdaten oder Absenzen und Ferien angezeigt werden. Dafür ist wiederum der Kunde verantwortlich. Die verschiedenen Apps synchronisieren die Daten ausschliesslich mit der entsprechenden Datenbank des Kunden. Es werden keine weiteren Daten als auf dieser Seite aufgeführt gespeichert.

Smartphone-App ProTimer® Easy Mobile und ProTimer® View

Für die Anmeldung bei der Smartphone-App wird die Mobil-Nummer verwendet. Alternativ kann eine eindeutige Zahl verwendet werden, wobei wir das nicht empfehlen. Ebenfalls kann die aktuelle GPS-Position beim An- und Abstempeln der Arbeitszeit erfasst werden. Dies aber nur dann, wenn der Benutzer dies der App auch erlaubt. Diese Nachfrage der Erlaubnis erfolgt entweder bei der Installation bzw. des ersten Startes, kann aber auch später in den App-Einstellungen des entsprechenden Betriebssystems geändert werden. Ein Überschreiben dieser Einstellung ist sowohl bei Android als auch bei iOS durch unsere Software nicht möglich. Es wird KEIN Tracing/Tracking (z.B. minütliche Standort-Nachverfolgung) gemacht! Übrigens kann der Arbeitgeber über eine Einstellung verlangen, dass die GPS-Funktion aktiv sein muss. Dies ist jedoch in der Verantwortung des Arbeitgebers und muss dem Mitarbeiter durch den Arbeitgeber mitgeteilt werden. ProTimer® als Software verlangt dies nicht.

Tablet-App ProTimer® App-Terminal

Bei der Terminal-App kann (muss aber nicht, dies ist die Entscheidung unserer Kunden) ein Foto des Mitarbeiters aufgenommen werden. Es ist keine biometrische Foto-Verwaltung bzw. ‑Erfassung. Dieses Foto wird ausschliesslich an den Server von ProTimer® übertragen und kann ausschliesslich durch einen Administrations-Mitarbeiter angeschaut werden und bleibt maximal drei Monate auf dem Server vorhanden. Danach wird es unwiderruflich gelöscht. Da das Foto selber durch den Mitarbeiter erfasst wird und die Aufnahme des Fotos auch wiederholt werden kann, ist dies keine Überwachung des Mitarbeiters sondern ein Schutz des Arbeitgebers. Der Sinn dahinter ist, dass ein Mitarbeiter nicht mit dem Code eines anderen Mitarbeiters für diesen eine An- oder Abmeldung machen kann. Es wird KEIN Foto auf irgendeine Art und Weise veröffentlich oder weitergegeben und die Fotos sind auf dem Server nicht namentlich zugeordnet. Diese Fotos sind ausschliesslich auf einer Seite innerhalb der Software ProTimer® für die Administratoren verfügbar und ausschliesslich für die Kontrolle der Stempelungen innerhalb des Systems vorhanden.

Digitales Visum / Elektronische Unterschrift

Bei der digitalen Visierung macht der Mitarbeiter eine Unterschrift. Diese Unterschrift wird auf dem Server abgelegt und gespeichert. Die Unterschrift ist nicht direkt einem Mitarbeiter zuordenbar. Aufgrund der Nachverfolgbarkeit muss diese Unterschrift während der gesetzlichen Frist vorhanden bleiben und kann nicht gelöscht werden.

Zugriff, Verfügbarkeit und Backups

Die ProTimer GmbH setzt alles daran, den Zugriff und die Verfügbarkeit zu gewährleisten. Es kann jedoch kein Anspruch auf einen unterbruchsfreien Zugriff oder eine 100%ige Verfügbarkeit gewährleistet werden. Für Unterbrüche oder Datenverluste übernimmt die ProTimer GmbH keine Haftung.

Datenbank-Backups bewahrt Hostpoint bis zu 180 Tage auf. In den ersten 24 Stunden werden die Daten jede Stunde gesichert. Die ersten zwei Wochen werden viermal pro Tag Backups erstellt. Ab dem 15. bis zum 30. Tag findet die Datensicherung einmal täglich statt, danach noch wöchentlich. Alle Daten sichern wir ausschliesslich in der Schweiz. Für ein Daten-Recovery verrechnen wir CHF 200.00.

Die ProTimer GmbH garantiert, mindestens einmal pro Woche einen Backup der Daten auf einen eigenen Server durchzuführen. Normalerweise wird dies mehrmals pro Woche gemacht und geschieht ausserhalb der Backup-Reihe, welche bereits durch den Hoster erstellt wird. So können Daten auch dann wiederhergestellt werden, falls ein Problem mit dem Hoster auftritt.

Daten und Zugriff nach Kündigung

Die Daten bleiben fünf Jahre bei uns vorrätig. Nach dem Datum, auf das die Kündigung erfolgt (Beispiel: 31.12.2021), bleibt der Zugriff für einen Monat aktiviert (Beispiel: 31.01.2022). Es können während diesem Zeitraum keine Stempelungen mehr gemacht werden, der Zugriff auf die Administrationsoberfläche ist jedoch vollumfänglich gewährleistet und es können Erfassungen, Änderungen und Löschungen ganz normal gemacht werden. Der Support ist nach dem Datum der Kündigung (Beispiel: ab 01.01.2022) kostenpflichtig (CHF 180.00 / Stunde). Nach diesem Monat wird der Zugriff auf die Administrationsoberfläche blockiert (Beispiel: 01.02.2022). Nach einem weiteren Monat (Beispiel: 01.03.2022) wird die Datenbank vom Server genommen und bei uns auf zwei verschiedenen Sicherungssystem sowohl intern wie auch extern für diese fünf Jahre vollumfänglich geschützt gespeichert.

Sobald der Zugriff blockiert wurde, wird der Zugriff nur noch dann kostenlos gewährt, wenn eine AHV- oder Lohnkontrolle bzw. eine GAV- oder SECO-Kontrolle angeordnet wurde. Diese Anordnung muss uns per Mail (PDF) oder Post (Kopie) zugesendet werden inklusive Unterschrift des Kontroll-Organs. Die Avisierung muss spätestens eine Woche vor dem Kontrolltermin erfolgen. Der kostenlose Zugriff gilt ausschliesslich für den Tag der Kontrolle. Ebenfalls können über die verschiedenen Rapport-Auswertungs-Funktionen innerhalb von ProTimer® vor Ablauf der Blockierung alle Daten (Tages- und Monatsrapporte sowie Lohnjournale, Lohnblätter, AHV‑, SUVA‑, Lohn- und Quellensteuer-Listen) in PDF-Form heruntergeladen werden.

Ansonsten kostet die Aktivierung im ersten Monat nach der Blockierung CHF 50.00, nach dem zweiten Monat CHF 250.00, sofern der Zugriff auf den Server freigegeben werden muss. Werden nur Auswertungen und kein Zugriff benötigt, so kostet der Zugriff ab dem zweiten Monat CHF 150.00. Die gewünschten Auswertungen werden in diesem Fall von uns aufgrund der detaillierten Anfragen erstellt und müssen sich in einem normalen Umfang bewegen. Ansonsten können Zusatzkosten für unseren zusätzlichen Aufwand entstehen (CHF 180.00 / Stunde). Die Zahlung muss vor der Freigabe bzw. dem Versand der Auswertungen eingehen. Falls der Zugriff geöffnet wird, bleibt dieser in diesem Fall für 7 Tage offen und wird dann erneut blockiert.

Eine weitere Möglichkeit eines permanenten Zugriffs besteht, wenn jährlich CHF 400.00 bezahlt wird. Diese Kosten decken die Sicherungen sowie den Speicherplatz ab, der für die Server-Umgebung verwendet und benötigt wird. In diesem Fall ist keine Erfassung der Zeiten über die Terminals, Apps oder die Web-Plattform mehr möglich und es wird keine nächtliche Berechnung mehr durchgeführt.

Wir behalten uns das Recht vor, den Zugriff jederzeit wieder zu schliessen, sofern wir merken, dass die Software als Vorlage dient (Copyright) oder manuell die Zeiten erfasst werden oder der Zugriff anderweitig missbraucht wird. In diesem Fall wird der Betrag anteilsmässig zurückbezahlt.

Blockierung bei Zahlungsverzug

Wir gewähren eine in der “Cloud-Welt” lange Zahlungsfrist von 30 Tagen. Der Rechnungs- sowie Erinnerungs- und Mahn-Versand erfolgt ausschliesslich per E‑Mail. Eine erste Erinnerung wird am Abend des Ablaufs der Zahlungsfrist per Mail versendet. Eine Woche später wird eine Mahnung per Mail versendet mit dem Hinweis, dass nach weiteren zwei Tagen der Zugriff blockiert wird. Bei mehrmaliger verzögerter Zahlung wird die Zahlungsfrist verkürzt.

Auf der Login-Seite wird — sofern es nicht explizit gewünscht wird, diese Meldung zu unterdrücken — angezeigt, wann und an welche E‑Mail-Adresse die Rechnung versendet wurde.

Erfolgt die Zahlung innerhalb von zwei Wochen nach der Blockierung, wird der Zugriff wieder kostenlos eröffnet. Nach zwei Wochen kostet es eine Umtriebspauschale von CHF 50.00. Ab dem zweiten Monat gilt das gleiche Vorgehen (CHF 250.00 Umtriebspauschale zuzüglich der Abo-Kosten) wie unter dem Punkt “Daten und Zugriff nach Kündigung”.

Es ist keine Kündigung vorzunehmen, wenn nicht im Nachgang noch für mindestens ein Monat Zugriff benötigt wird. Trotzdem sind wir dankbar, wenn uns eine Kündigung mitgeteilt wird.

Bestellung, Einrichtung und Schulung, danach Beendigung der Zusammenarbeit

Wenn wir eine Bestellung per Post oder Mail erhalten, gehen wir davon aus, dass eine Geschäftsbeziehung entstehen wird. Wir erstellen mit der Bestätigung eine Umgebung auf dem Server. Wird die Zusammenarbeit daraufhin von Seiten des Kunden beendet, werden wir CHF 200.00 Aufwandskosten verrechnen.

Wurden bereits Schulungen durchgeführt, werden wir für bis zu zwei Schulungsstunden zusätzlich CHF 300.00 verrechnen. Für jede weitere Schulungsstunde werden zusätzlich CHF 180.00 verrechnet.

Hardware

Garantie bei unseren eigenen Terminals

Wir sind überzeugt von unseren eigenen Terminals. Falls unsere Terminals einmal einen Defekt aufweisen, der nicht durch eine Fehlmanipulation (z.B. Beschädigung durch zu festes Drücken auf den Bildschirm, herunter fallen des Gerätes, Überspannung, Verklebung mit Stickern) verursacht wurde, ersetzen wir die entsprechende Komponente innerhalb von 2 Jahren. Danach werden fehlerhafte Komponenten einmalig, egal wie alt sie sind, kostenlos ersetzt. Das Terminal erhalten Sie normalerweise innerhalb von 2–3 Arbeitstage nach Eingang bei uns wieder zurück.

Es sind lediglich Handlingsgebühren von CHF 20.00 (Post- und Versandgebühren) zu entrichten. Ausgeschlossen davon sind die verbauten Fingerprint- und Badgeleser oder Badge-Medien.

WICHTIG: Werden die Terminals nicht gut verpackt und geschützt an uns zurückgesendet, können wir den Fehler evtl. nicht eruieren bzw. das Terminal könnte anderweitig auch noch beschädigt werden. In diesem Fall werden die verwendeten Computer- bzw. Bildschirm-Komponenten verrechnet. Ebenfalls kann es sein, dass wir ältere Versionen des Computer-Boards installieren, da momentan eine massive Knappheit auf dem Markt besteht.

Rücknahme von eigenen Terminals

Kündigen Sie den Vertrag und besitzen Sie eines unserer eigenen Terminals (Touch-Terminal, Barcode-Terminal bzw. Badge-Terminal), können Sie diese zurücksenden. Je nach Zustand und Alter können wir für Touch- und Barcode-Terminals (ohne Barcode) bis zu CHF 139.27 exkl. MWST (CHF 150.00 inkl. MWST) und für Badge-Terminals bis zu CHF 278.55 exkl. MWST (CHF 300.00 inkl. MWST) zurückerstatten. Damit leisten wir einen weiteren Beitrag zur Nachhaltigkeit.

Tablets & Phones

Die von uns auf der Webseite “Erfassungsarten” angegebenen Android-Tablets sind durch uns getestet worden. Trotzdem geben wir keine Gewähr darauf, dass die Terminal-App darauf läuft. Wird ein anderes Tablet ausgewählt, können wir gar keine Gewähr bezüglich Lauffähigkeit geben. Ebenfalls werden wir keine Unterstützung bei der Inbetriebnahme des Tablets oder bei Problemen mit der Internetverbindung geben. Wir unterstützen Sie jedoch, wenn es Probleme bei der App gibt. Dies jedoch auch nur, wenn es sich um ein von uns vorgeschlagenes Tablet handelt.

Bzgl. Phones unterstützen wir mit der ProTimer® Easy Mobile-App und ProTimer® View-App momentan über 17’000 Android-Geräte. Ebenfalls werden iPhones mit iOS 9.9 und höher unterstützt. Trotzdem können wir nicht gewährleisten, dass die Apps auf allen Phones einwandfrei funktionieren. So sind z.B. Huawei-Smartphones aufgrund der Abschaltung des Google Play Store nicht so stabil, wie wir das möchten, da wir auch keine Möglichkeit der Überwachung haben.

Webseite (protimer.ch)

Wir nehmen den Schutz Ihrer persönlichen Daten sehr ernst. Wir behandeln Ihre personenbezogenen Daten vertraulich und entsprechend der gesetzlichen Datenschutzvorschriften sowie dieser Datenschutzerklärung.

Die Nutzung unserer Website ist in der Regel ohne Angabe personenbezogener Daten möglich. Soweit auf unseren Seiten personenbezogene Daten (beispielsweise Name, Anschrift oder E‑Mail-Adressen) erhoben werden, erfolgt dies, soweit möglich, stets auf freiwilliger Basis. Wenn dies der Fall ist, werden nur Daten gespeichert und ausgewertet, welche für den Verbindungsaufbau, Kontaktaufnahme, die Betriebssicherheit und zur Aufrechterhaltung eines hohen Dienstleistungsgrades benötigt werden. Die Daten werden nicht an Dritte weitergegeben.

Weitere Informationen und den Punkten Kontaktformular und Cookies

Wir weisen darauf hin, dass die Datenübertragung im Internet (z.B. bei der Kommunikation per E‑Mail) Sicherheitslücken aufweisen kann. Ein lückenloser Schutz der Daten vor dem Zugriff durch Dritte ist nicht möglich.

Recht auf Auskunft, Löschung, Sperrung

Software ProTimer®

Bei Daten in unserer Software ProTimer® muss dieses Recht, sofern überhaupt vorhanden (Art. 20, Abs 1, b) revDSG), durch den Mitarbeiter beim Arbeitgeber angefragt werden. Wir als ProTimer GmbH können und dürfen aufgrund von gesetzlichen und vertraglichen Gründen keine Daten ohne Gerichtsbeschluss oder einer kostenpflichten Aufforderung unseres Kunden (Firma) ausgeben oder löschen. Diese Einschränkung erfolgt daher, da der Arbeitgeber rechtlich verpflichtet ist (Arbeitsgesetz (ArG), Verordnung 1 zum Arbeitsgesetz (ArGV1)), die Daten fünf Jahre vorrätig zu haben (Kontrollen) und zwar auch nach Auflösung des Arbeitsvertrages. Daher kann keine Änderung, Löschung oder Sperrung in der Software durch uns vorgenommen werden.

Webseite

Bzgl. der Webseite (protimer.ch) haben Sie als Privatperson jederzeit das Recht auf unentgeltliche Auskunft über Ihre gespeicherten personenbezogenen Daten, deren Herkunft und Empfänger und den Zweck der Datenverarbeitung sowie ein Recht auf Berichtigung, Sperrung oder Löschung dieser Daten. Bei einer Anfrage als Unternehmen entfällt dieses Recht mit dem neuen revDSG. Hierzu sowie zu weiteren Fragen zum Thema personenbezogene Daten können Sie sich jederzeit unter der im Impressum angegebenen Adresse an uns wenden, sofern es sich um diese Webseite handelt.

Löschung von Daten in Backups

Die Backups der Daten werden 180 Tage gelagert. Selbst bei einer Löschung von personenbezogenen Daten können einzelne Datensätze in Backups nicht herausgelöscht werden, da ansonsten alle anderen Daten auch gelöscht werden müssten. Wir werden aber, sofern uns der Kunde (Firma) mitteilt, dass ein Backup benötigt wird, jedoch ein Mitarbeiter eine Löschung verlangt hat, vor der Einspielung dieses Backups die Daten des entsprechenden Mitarbeiters kostenpflichtig löschen. Wir sind jedoch auf die Information des Kunden angewiesen.

SSL-Verschlüsselung

Diese Seite und auch unsere Administrations-Seiten (ProTimer®) sowie die Schnittstellen zu den Apps nutzen aus Gründen der Sicherheit und zum Schutz der Übertragung vertraulicher Inhalte, wie zum Beispiel der Anfragen, die Sie an uns als Seitenbetreiber senden, eine SSL-Verschlüsselung. Eine verschlüsselte Verbindung erkennen Sie daran, dass die Adresszeile des Browsers von “http://” auf “https://” wechselt und an dem Schloss-Symbol in Ihrer Browserzeile. Das Zertifikat für diese Webseite ist ausgestellt für protimer.ch (Organisation: ProTimer GmbH), das für die Administrations-Software und die Schnittstellen und Plattformen für *.protimereasy.ch (Organisation: ProTimer GmbH).

Wenn die SSL Verschlüsselung aktiviert ist, können die Daten, die Sie an uns übermitteln, nicht von Dritten ohne grossen Aufwand mitgelesen werden.

Kontaktformular

Wenn Sie uns per Kontaktformular Anfragen zukommen lassen, werden Ihre Angaben aus dem Anfrageformular inklusive der von Ihnen dort angegebenen Kontaktdaten zwecks Bearbeitung der Anfrage und für den Fall von Anschlussfragen per E‑Mail an uns gesendet. Es erfolgt keine Speicherung in einer Datenbank, jedoch sind die Daten im E‑Mail-System vorhanden. Sie erhalten aufgrund Ihrer Anfrage über das Kontaktformular keine Werbeschreiben oder Newsletter, wenn Sie sich über das Kontaktformular bei uns melden. Wir antworten lediglich auf Ihre Anfrage. Die Daten werden unter keinen Umständen weitergegeben.

Google Analytics

Diese Website nutzt Funktionen des Webanalysedienstes Google Analytics. Anbieter ist die Google Inc., 1600 Amphitheatre Parkway Mountain View, CA 94043, USA. Die Nutzung umfasst die Betriebsart «Universal – Analytics». Hierdurch ist es möglich, Daten, Sitzungen und Interaktionen über mehrere Geräte hinweg einer pseudonymen User-ID zuzuordnen und so die Aktivitäten eines Nutzers geräteübergreifend zu analysieren.

Google Analytics verwendet so genannte “Cookies”. Das sind Textdateien, die auf Ihrem Computer gespeichert werden und die eine Analyse der Benutzung der Website durch Sie ermöglichen. Die durch den Cookie erzeugten Informationen über Ihre Benutzung dieser Website werden in der Regel an einen Server von Google in den USA übertragen und dort gespeichert. Durch die Aktivierung der IP-Anonymisierung auf dieser Webseite wird dabei die IP-Adresse vor der Übermittlung innerhalb der Mitgliedstaaten der Europäischen Union oder in anderen Vertragsstaaten des Abkommens über den Europäischen Wirtschaftsraum gekürzt. Nur in Ausnahmefällen wird die volle IP-Adresse an einen Server von Google in den USA übertragen und dort gekürzt. Die im Rahmen von Google Analytics von Ihrem Browser übermittelte anonymisierte IP-Adresse wird nicht mit anderen Daten von Google zusammengeführt.

Die Rechtsgrundlage für den Einsatz von Google Analytics ist Art. 45c FMG sowie später im E‑DSG Art. 17. Die von uns gesendeten und mit Cookies, Nutzererkennung (z.B. User-ID) oder Werbe-IDs verknüpften Daten werden nach 14 Monaten automatisch gelöscht. Die Löschung von Daten, deren Aufbewahrungsdauer erreicht ist, erfolgt automatisch einmal im Monat. Nähere Informationen zu Nutzungsbedingungen und Datenschutz finden Sie unter:

https://www.google.com/analytics/terms/de.html

https://policies.google.com/?hl=de

Sie können die Erfassung der durch das Cookie erzeugten und auf Ihre Nutzung der Website bezogenen Daten (inkl. Ihrer IP-Adresse) an Google sowie die Verarbeitung dieser Daten durch Google verhindern, indem Sie das unter dem folgenden Link verfügbare Browser-Plugin herunterladen und installieren:
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Um die Erfassung durch Google Analytics auf dieser Website zukünftig zu verhindern. Dabei wird ein Opt-Out-Cookie auf Ihrem Endgerät abgelegt. Löschen Sie Ihre Cookies, müssen Sie den Link erneut klicken.

Browser Plugin

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Mehr Informationen zum Umgang mit Nutzerdaten bei Google Analytics finden Sie in der Datenschutzerklärung von Google: https://support.google.com/analytics/answer/6004245?hl=de

Cookies

Die Internetseiten verwenden teilweise so genannte Cookies. Cookies richten auf Ihrem Rechner keinen Schaden an und enthalten keine Viren. Cookies dienen dazu, unser Angebot nutzerfreundlicher, effektiver und sicherer zu machen. Cookies sind kleine Textdateien, die auf Ihrem Rechner abgelegt werden und die Ihr Browser speichert.

Die meisten der von uns verwendeten Cookies sind so genannte „Session-Cookies“. Sie werden nach Ende Ihres Besuchs automatisch gelöscht, wobei diese vor allem in der Software verwendet werden und für einen reibungslosen und fehlerfreien Ablauf sowie für Sicherheit sorgen. Andere Cookies bleiben auf Ihrem Endgerät gespeichert, bis Sie diese löschen. Diese Cookies ermöglichen es uns, Ihren Browser beim nächsten Besuch wiederzuerkennen.

Sie können Ihren Browser so einstellen, dass Sie über das Setzen von Cookies informiert werden und Cookies nur im Einzelfall erlauben, die Annahme von Cookies für bestimmte Fälle oder generell ausschliessen sowie das automatische Löschen der Cookies beim Schliessen des Browsers aktivieren. Bei der Deaktivierung von Cookies kann die Funktionalität dieser Website eingeschränkt sein.

Der Provider der Seiten erhebt und speichert automatisch Informationen in so genannten Server-Log Files, die Ihr Browser automatisch an den Server oder teilweise an uns übermittelt. Dies sind:

Browsertyp und Browserversion
Verwendetes Betriebssystem
Referrer URL
Hostname des zugreifenden Rechners
Uhrzeit der Serveranfrage

Diese Daten sind nicht bestimmten Personen zuordenbar. Eine Zusammenführung dieser Daten mit anderen Datenquellen wird nicht vorgenommen. Wir behalten uns vor, diese Daten nachträglich zu prüfen, wenn uns konkrete Anhaltspunkte für eine rechtswidrige Nutzung bekannt werden.

Fonts

Wir verwenden in der Software nur Standard-Fonts und greifen nicht auf externe Schriftarten zu. Auf der Homepage können Zugriffe auf Google-Fonts existieren.

Für die Apps ProTimer® Easy Mobile und ProTimer® View verwenden wir eine in die App integrierte, offiziell lizenzierte Schriftart. Es wird keine Verbindung zu einer anderen Seite benötigt und es geschieht kein Datentransfer.

Widerspruch Werbe-Mails

Der Nutzung von im Rahmen der Impressumspflicht veröffentlichten Kontaktdaten zur Übersendung von nicht ausdrücklich angeforderter Werbung und Informationsmaterialien wird hiermit widersprochen. Die Betreiber der Seiten behalten sich ausdrücklich rechtliche Schritte im Falle der unverlangten Zusendung von Werbeinformationen, etwa durch Spam-E-Mails, vor.

Daten­schutz, Recht­li­ches & AGB

ProT­imer® Soft­ware und Apps

Ver­ant­wort­lich­keit

Geo­gra­phi­sche und recht­li­che Einschränkung

Ver­wal­tung der Daten

Sicher­heit

Hos­ting

Admi­nis­tra­ti­ves

Aus­künf­te und Supportanfragen

Feh­ler­haf­te Daten und Berechnungen

Log-Datei­en, Nachverfolgbarkeit

His­to­rie der Supporteinträge

Apps

Smart­phone-App ProT­imer® Easy Mobi­le und ProT­imer® View

Tablet-App ProT­imer® App-Terminal

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